Politique de confidentialité

L’Institut de l’Engagement, en sa qualité de Responsable de traitement, est particulièrement attentif à la protection et au respect de votre vie privée.
La présente politique de confidentialité a pour vocation de vous présenter la manière dont il collecte, utilise et partage vos Données à caractère personnel, via le site et/ou au travers de tout support numérique ou papier, conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Général de la Protection des Données, en vigueur depuis le 25 mai 2018.

Plus particulièrement, l’Institut de l’Engagement s’engage à respecter les principes suivants :

vos données personnelles sont traitées de manière licite, loyale et transparente
vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités
vos données personnelles sont conservées de manière adéquate, pertinente et sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
vos données personnelles sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder.

Afin de veiller au respect de ces règles et de ces principes, l’Institut de l’Engagement a désigné un Délégué à la Protection des données ou DPO, interlocuteur privilégié de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et référent dans l’organisme sur les questions de protection des données.

1 - Définitions

« Données à caractère personnel » ou « Données » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Données sensibles » désigne les Données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des Données génétiques, des Données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des Données concernant la santé ou des Données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. L’Institut de l’Engagement ne traite aucune donnée sensible.
« Responsable du traitement » désigne l’Institut de l’Engagement, qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. En l’espèce, il s’agit de l’Institut de l’Engagement.
« Règlementation » désigne le Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, en vigueur depuis le 25 mai 2018, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation des Données (RGPD) et la Loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

2 - Les données que nous recueillons

Par l’intermédiaire de notre site internet et de tous les entretiens que nous pourrions avoir, nous sommes susceptibles de recueillir et de traiter les Données suivantes :

Les Données que nous recueillons auprès des candidats lors de la procédure d’orientation et d’admission à des fins de traitement des candidatures :
- Données d’identification : prénom, nom, email, adresse postale, numéro de téléphone, date, ville et pays de naissance ;
- Données liées à la candidature : parcours de formation, expérience professionnelle ou bénévole, valeurs et centres d’intérêts, projet et motivations personnels, coordonnées de personnes référentes (tuteur et témoin).

Les données que nous recueillons dans le cadre du programme de mentorat auprès des candidats puis des mentorés et des mentors :
- Données d’identification : prénom, nom, email, adresse postale, numéro de téléphone
- Données liées à la candidature : parcours de formation, diplômes, expérience professionnelle

Les Données que nous recueillons auprès des Bénévoles, qu’ils soient examinateurs, membres du jury, parrain ou animateur, lors de leur inscription sur notre site partenaire.engagement.fr (données d’identification, voir autres selon le type de missions demandées afin de répondre aux besoins de l’Institut de l’Engagement et aux souhaits des bénévoles).
Les Données que nous recueillons à l’occasion des dons :
Les dons nous soutiennent dans notre engagement auprès de jeunes. Afin de recevoir les dons, d’envoyer un reçu fiscal et d’informer de l’utilisation faite de nos ressources, notamment celles provenant de la générosité publique, nous sommes amenés à traiter les données d’identification : email, civilité, prénom, nom, adresse, ville, code postal, pays, date de naissance.
Les Données que nous recueillons via les cookies et autres trackers :
Le site engagement.fr utilise des cookies soumis au consentement de l’internaute. Ils sont installés sur son ordinateur lors de sa navigation. Un « Cookie » ou traceur est un fichier électronique déposé sur un terminal (ordinateur, tablette, smartphone,…) et lu par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile et ce quel que soit le type de terminal utilisé (source).
En naviguant sur ce site, des « cookies » émanant du site de l’Institut de l’Engagement et/ou des sociétés tiers pourront être déposés sur le terminal.
Lors de la première navigation sur ce site, une bannière explicative sur l’utilisation des « cookies » apparaitra. Dès lors, en poursuivant la navigation, l’internaute sera réputé informé d’avoir accepté l’utilisation des dits « cookies ». Le consentement donné sera valable pour une période de six (6) mois. L’utilisateur a la possibilité de désactiver les cookies à partir des paramètres de son navigateur.
Toutes les informations collectées ne seront utilisées que pour suivre le volume, le type et la configuration du trafic utilisant ce site, pour en développer la conception et l’agencement et à d’autres fins administratives et de planification et plus généralement pour améliorer le service que nous vous offrons. La durée de vie de ces cookies est de six mois.
Pour plus d’informations sur l’utilisation, la gestion et la suppression des « cookies », pour tout type de navigateur, nous vous invitons à consulter ce lien.
Les Données sensibles :
L’Institut de l’Engagement ne traite aucune donnée sensible.

3 - Les durées de conservation

Les données des candidats, de leurs témoins et tuteurs : année en cours + 2 ans à compter de leur candidature.
Les données des candidats au mentorat : 6 mois après la fin du programme de mentorat.
Les données des mentorés et des mentors : 6 mois après la fin du programme de mentorat.
Les données des collaborateurs salariés de l’Institut de l’Engagement et des lauréats : 13 ans à compter de la date de départ du collaborateur de l’Institut ou de la fin d’accompagnement du lauréat, soit 3 ans de durée du projet et 10 ans suivant la fin de réalisation du projet, conformément aux obligations de contrôle et de conservation des données imposées par les règlements européens, l’accompagnement de l’Institut de l’Engagement étant cofinancé par le Fonds social européen (FSE) ou susceptible de l’être à tout moment à effet rétroactif. Il est à noter que ces données sont également enregistrées dans le système d’information « Ma démarche FSE » et seront conservées pendant 13 ans à partir de la date de départ du collaborateur ou de fin d’accompagnement du lauréat.
Les données des stagiaires : durée nécessaire à la gestion de la formation, puis archivées jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’Etat).
Les données des bénévoles, examinateurs, membres du jury, parrains ou animateurs : année en cours + 2 ans à compter de leur départ. Au-delà de cette période, pour être conservées, les données seront anonymisées, permettant la réalisation d’études statistiques.
Les données des donateurs : 3 ans après l’année du dernier don, ou l’année en cours + 2 ans et 10 ans concernant les reçus fiscaux afin d’être en mesure de répondre aux demandes de l’administration en cas de contrôle. Pendant cette période, votre adresse email pourra être utilisée afin de vous faire part des actualités de l’Institut, faire appel à votre générosité, vous inviter à des événements.
Les données des partenaires : année en cours + 5 ans à compter de la dernière convention.
Les données des contacts : année en cours + 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée.
Les données de navigation des visiteurs : 6 mois

4 - Les finalités et bases légales sur lesquelles sont fondés nos traitements

Chaque traitement de données poursuit une finalité précise et est fondé sur une base légale.

Finalités des traitements visés à l'article 2

La mise à disposition de la plateforme d’inscription et de ses services
Le recueil des candidatures auprès de l’Institut de l’Engagement
L’enregistrement des personnes référentes : tuteur et témoin
Programme de mentorat (candidatures – mentorés- mentors)

Base légale des traitements visés à l'article 2

Exécution d’un contrat entre l’utilisateur et la plateforme
L’intérêt légitime de l’Institut de l’Engagement

Le recueil des candidatures des bénévoles : examinateurs, membres du jury, parrain d’un lauréat ou animateur
Consultation des dossiers de préparation au projet d’avenir par les collaborateurs, bénévoles et partenaires membres des jurys
Saisie par les examinateurs et présidents de jury des évaluations des dossiers de candidature et des fiches de remontée des oraux
Assistance utilisateurs
Mise en relation du parrain et du lauréat à partir d’un outil d’intelligence artificielle (profilage)

L’intérêt légitime de l’Institut de l’Engagement puis l’exécution du contrat qui les lie
Exécution d’un contrat entre l’utilisateur et la plateforme

Le recueil des données des donateurs afin de recevoir leurs dons
Le traitement des dons et l’envoi du reçu fiscal
La sollicitation de nouveaux dons
La réalisation d’opérations de prospection caritative
L’envoi d’informations sur les actualités et les évènements de l’Institut de l’Engagement.

L’intérêt légitime de l’Institut de l’Engagement auquel peut s’ajouter le consentement

5 - Les destinataires de Données Personnelles

Les informations et documents communiqués font l’objet d’une utilisation exclusivement réservée à l’Institut de l’Engagement.

Peuvent être notamment destinataires des Données Personnelles et non exclusivement :

les collaborateurs, bénévoles et partenaires participant aux comités d’examen et aux jurys de l’Institut de l’Engagement, qui s’engagent à ne les utiliser que dans le cadre des actions menées avec l’Institut de l’Engagement
les collaborateurs, bénévoles, animateurs et parrains en charge du suivi des lauréats
les collaborateurs en charge de la base de données des candidats, lauréats, donateurs, partenaires, pour vous adresser les actualités et les newsletters
les collaborateurs chargés de l’accompagnement des lauréats et la réalisation de leur projet
les partenaires écoles et universités en charge de la formation des lauréats

Les données personnelles peuvent être partagées avec des sociétés prestataires exclusivement dans l’Union Européenne, lorsque l’Institut de l’Engagement recourt aux services de prestataires pour fournir assistance aux utilisateurs et à la communication. Ces prestataires disposent d’un accès limité aux données de l’utilisateur, dans le cadre de l’exécution de ces prestations, et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec les dispositions de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Si la loi l’exige, l’Institut de l’Engagement peut transmettre des données afin de donner suite aux réclamations présentées contre la plateforme et se conformer aux procédures administratives et judiciaires.

Aucune donnée personnelle n’est transmise à des prestataires à des fins commerciales ou de prospection.

6 - Transferts de Données

L’Institut de l’Engagement ne transfère pas vos Données en dehors de l’Union Européenne. Il est possible qu’à titre exceptionnel, vos Données soient transférées dans des pays situés en dehors de l’Union Européenne.
Dans ce cas, l’Institut de l’Engagement s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires à la préservation de l’intégrité et de la sécurité de vos Données afin que ces dernières soient :

situées dans un Etat considéré comme adéquat par la Commission Européenne ;
envoyées à des entités présentant des garanties suffisantes quant à la protection des Données à caractère personnel par la mise en œuvre et la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne.

7 - Sécurité des Traitements

L’Institut de l’Engagement assure le traitement de vos Données en toute confidentialité et en toute sécurité, en mettant en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver dans des conditions optimales leur sécurité, leur confidentialité et leur intégrité.

Seules les personnes strictement habilitées par L’Institut de l’Engagement auront accès à vos Données. Aucun tiers non autorisé ne saurait y avoir accès, hors obligation légale incombant au Responsable de traitement.

8 - Vos droits

En application de la loi Informatique et libertés et du RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants :

Droit d’information et d’accès : pour connaitre les données personnelles que nous détenons sur vous
Droit de rectification : pour demander la mise à jour des données à caractère personnel détenues par la plateforme.
Droit de suppression des données : pour demander la limitation du traitement de données personnelles, conformément aux hypothèses prévues par le RGPD.
Droit d’opposition : pour s’opposer au traitement de vos données, conformément aux hypothèses prévues par le RGPD.
Droit de retrait et d’effacement (ou « droit à l’oubli ») : pour demander d’effacer ou de supprimer vos données personnelles
Droit à la portabilité : pour demander à la plateforme de vous remettre vos données personnelles afin de les transmettre à une nouvelle plateforme.

Toute demande doit être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité en cours de validité et faire mention de l’adresse à laquelle l’Institut de l’Engagement pourra contacter le demandeur.
La réponse sera adressée dans le mois suivant la réception de la demande. Ce délai d’un mois pourra être prolongé de deux mois si la complexité de la demande et/ou le nombre de demandes l’exigent.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à dibbdpo@dibb.fr
Si satisfaction ne vous était pas donnée concernant le traitement de vos Données ou l’exercice de vos droits, vous avez la possibilité de saisir la CNIL.
De plus, et depuis la loi n°2016-1321 du 7 octobre 2016, les personnes qui le souhaitent ont la possibilité d’organiser le sort de leurs données après leur décès. Pour plus d’informations sur le sujet, vous pouvez consulter le site Internet de la CNIL.

9 - Mise à jour

La présente politique pourra faire l’objet d’actualisation par l’Institut de l’Engagement, en cas de nouveaux traitements, et notamment sur le fondement :

des changements significatifs intervenus dans la législation et/ou la jurisprudence ainsi que les normes techniques applicables au Système d’Information ;
de l’évaluation des risques ;
des réajustements suggérés par la mise en œuvre des procédures internes de gestion de l’information.

10 - Responsabilité

Cette Politique de confidentialité engage ses destinataires à la respecter strictement L’Institut de l’Engagement ne pourra être tenu responsable dans l’hypothèse :

où les Données Personnelles seraient erronées ou ne seraient pas mises à jour par les personnes concernées ;
du non-respect des obligations des personnes concernées au regard de la Règlementation Applicable, de la présente Politique de Confidentialité et/ou des autres documents contractuels qui vous sont applicables.